Praxistipp

Keine Angst vor dem Finanzplan

04.04.2023

Mit dem Budget steht oder fällt die Umsetzung eines Projektes. Wer einen Förderantrag stellt, muss darlegen, wofür das Geld gebraucht wird: Nicht alle Kosten können vom Bürgerfonds gefördert werden und auch sonst gibt es ein paar Punkte zu beachten. Wir beantworten die 7 wichtigsten Fragen rund um den Finanzplan:

1. Wie sieht ein guter Budgetplan aus?

Ein guter Budgetplan macht transparent nachvollziehbar, welche Kosten für ein Projekt anfallen. Die aufgeführten Kosten müssen belegbar sein (durch Rechnungen, Kassenzettel, Spesenabrechnungen usw.; Ausnahme: Kilometergeld bei Autofahrten) und ihr Zweck möglichst konkret benannt werden (z. B. Für wie viele Personen werden die Fahrtkosten kalkuliert?).

Ein Budgetplan hat normalerweise eine Ausgaben- und eine Einnahmen-Seite. Geben Sie im Förderantrag alle förderfähigen Kosten (s. Punkt 2) an. Dabei muss die Summe der Ausgaben (= alle förderfähigen Kosten) mit der Summe der Einnahmen (= beim Bürgerfonds beantragte Fördersumme + sonstige Einnahmen) übereinstimmen.

Die beim Bürgerfonds beantragten Fördermittel dürfen maximal 80 % aller förderfähigen Kosten betragen. Das heißt zum Beispiel: Für ein Projekt fallen Ausgaben von insgesamt 10.000 € an. Davon sind 7.500 € förderfähige Kosten. Sie können also höchstens 6.000 € (80 % von 7.500 €) beantragen.

2. Welche Kosten kann der Bürgerfonds übernehmen?

Der Bürgerfonds fördert projektbezogene Kosten für:

  • An- und Abreise, z. B. Fahrkarten für Bus, Bahn, Flugzeug oder Erstattungen bei Autofahrten (s. Punkt 5)

  • Aufenthalt, z. B. Kosten für Übernachtung und Verpflegung/Catering, Öffentlicher Personennahverkehr

  • Organisation, z. B. Raummiete

  • Material, z. B. Werbeplakat, Flyer, Programm, Leihkosten für Videokonferenztechnik

  • Fortbildungen, z. B. Sprachkurse im Rahmen der Projektvorbereitung, Fortbildungen zu Webinargestaltung

  • Honorare, z. B. für Dolmetscher*innen, Übersetzer*innen, Fotograf*innen, Moderator*innen, Grafiker*innen, Referent*innen

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Gut zu wissen

Welche Kosten kann der Bürgerfonds bei digitalen Projekten fördern?

  • Monats-Abo für ein Software, z. B. Zweit-Monats-Abonnement bei einem Videokonferenzdienstleister für einen 2-monatigen Projekt.

  • Leihkosten für Videokonferenztechnik, z. B. Videokonferenzmaterial, Umsetzung eines Livestreams, ...

  • Im Projekt erstellte Dokumentationen, z. B. Vortragsband nach einer Onlinekonferenz, Video mit Interviews der Projektteilnehmenden, …

  • Auch technische Dienstleister oder Dolmetscher*innen können durch den Bürgerfonds bezuschusst werden.

3. Welche Kosten kann der Bürgerfonds nicht übernehmen?

Der Bürgerfonds kann keine Kosten übernehmen, die nicht direkt projektgebunden sind. Dazu zählen unter anderem: 

  • Investitionskosten, z. B. Kauf von Foto- oder Videomaterial

  • Strukturelle Kosten, z. B. Versicherungen

  • Gehälter von Mitarbeitenden oder Praktikant*innen der Träger- und Partnerorganisationen

  • Kosten ohne Projektbezug, z. B. Goodies für das ganze Jahr

  • Kosten außerhalb des Projektzeitraums (Ausnahme: Bus-/Flug-/Bahntickets, die nach Eingang der Bewilligung, aber vor Projektstart gekauft werden)

4. Was muss ich beachten, um Autofahrtkosten erstatten zu lassen?

Der Bürgerfonds erstattet

  • entweder Kilometergeld

  • oder Tankrechnungen und Autobahngebühren.

Kilometergeld kann für Fahrten mit dem PKW (nicht mit dem Bus) erstattet werden. Dabei werden 24 ct. pro Kilometer veranschlagt. Wenn weitere Projektteilnehmende im Auto mitfahren, werden weitere 2 ct. pro Kilometer pro Mitfahrer*in erstattet.

Beispielrechnung: Sie reisen zu zweit und fahren 100 km: (100 x 0,24 €) + (100 x 0,02 €) = 26 €. Der Bürgerfonds erstattet Ihnen 26 €.

5. Gibt es eine Obergrenze für die Förderung durch den Bürgerfonds?

Die Obergrenze der Fördersumme hängt von der Förderkategorie ab, für die Sie Ihren Förderantrag stellen. Je mehr Geld Sie beantragen, desto mehr Punkte muss Ihr Projekt bei der Bewertung anhand von 11 Kriterien erreichen.

  • Projekte der Kategorie 1 können maximal 5.000 € erhalten und müssen dafür in der Bewertung mindestens 30 Punkte erreichen.

  • Projekte der Kategorie 2 können maximal 10.000 € erhalten und müssen dafür in der Bewertung mindestens 50 Punkte erreichen.

  • Projekte der Kategorie 3 können maximal 50.000 € erhalten und müssen dafür in der Bewertung mindestens 70 Punkte erreichen.

  • Für Projekte der Kategorie 4 gibt es keine Obergrenze: Diese sogenannten „Leuchtturmprojekte“ können mehr als 50.000 € erhalten und müssen dafür in der Bewertung mindestens 90 Punkte erreichen.

6. Übernimmt der Bürgerfonds 100 % der Projektkosten?

Nein. Der Bürgerfonds kann bis zu 80 % der förderfähigen Projektkosten übernehmen. (Bei Leuchtturmprojekten: 70 % der förderfähigen Projektkosten.)

Beispiel: Ein Projekt, für das insgesamt 10.000 € anfallen, von denen 7.500 € förderfähig sind, kann bis zu 6.000 € vom Bürgerfonds erhalten – vorausgesetzt, es erreicht 50 Punkte bei der Bewertung, die Mindestpunktzahl für Projekte der Förderkategorie 2. Und die restlichen 4.000 €? Wenn Sie den Restbetrag nicht aus Eigenmitteln finanzieren können oder möchten, ist es ratsam, sich um eine Ko-Finanzierung zu kümmern (s. Punkt 7).

Achtung: Mit der Bewilligung eines Förderantrags wird die Fördersumme vorläufig festgelegt. Das bedeutet: Die endgültige Fördersumme wird auf der Basis der Abrechnungsunterlagen ermittelt, d. h. anhand der tatsächlich getätigten Ausgaben; sie kann von der ursprünglich bewilligten Summe abweichen, aber auf keinen Fall erhöht werden. Bei der Abrechnung sind 100 % der im Förderantrag angegebenen Kosten zu belegen (nicht nur die bewilligte Fördersumme).

7. Wie finde ich eine Ko-Finanzierung?

Als niedrigschwelliges Förderinstrument für grenzüberschreitende, bürgerschaftliche Projekte ist der Bürgerfonds einzigartig. Aber es gibt auch weitere Finanzierungsmöglichkeiten und die vielfältige Förderlandschaft in Deutschland und Frankreich bietet weitere Anlaufstellen:

  • Ticketverkauf, Bitten um Spenden oder Eigenbeitrag der Teilnehmenden: Sie organisieren ein Konzert, einen Workshop oder eine Reise? Bitten Sie das Publikum bzw. die Teilnehmenden um einen Unkostenbeitrag, um Ihr Projekt zu finanzieren.

  • Crowdfunding: Das Prinzip ist einfach – Menschen, die Ihr Projekt unterstützen möchten, spenden einen Betrag ihrer Wahl und erhalten eine entsprechende Gegenleistung von Ihnen: freien Eintritt, eine Erwähnung unter den Förder*innen, ein Goodie, … Plattformen für Crowdfunding-Kampagnen finden Sie in Deutschland zum Beispiel unter crowdfunding.de und in Frankreich unter crowdfundingfactory.fr.

  • Stiftungen in Deutschland und in Frankreich

  • Örtliche Stadtverwaltung

  • Themenspezifisch, z. B.: der Sport- oder Kulturfonds der Oberrheinkonferenz, Filmförderungsanstalt und das Centre National de la Cinématographie

  • Institut Français bzw. Goethe Institut

  • Projekte mit europäischer Dimension werden von der Europäischen Union mit Programmen wie Erasmus+, INTERREG oder Europa für Bürgerinnen und Bürger gefördert. Weitere Anlaufstellen sind nationale Organismen wie der Fonds de coopération de la jeunesse et de l’éducation populaire, Stiftungen wie die Alfred-Toepfer-Stiftung oder die Fondation Hippocrène oder Gebietskörperschaften, wie das Bundesland Nordrhein-Westfalen mit seinem Programm „Europa bei uns“.

  • Im grenznahen Raum, z. B.: Eurodistrikt Straßburg-Ortenau, Nouveaux Horizons (Baden-Württemberg-Stiftung)

Achtung: Eine Ko-Finanzierung durch das Deutsch-Französische Jugendwerk ist nicht möglich.

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