Praxistipp

Tu Gutes – und sprich darüber: gelungene Projektkommunikation

12.09.2022

Warum ist Kommunikation überhaupt so wichtig?

Klar ist: Wenn Organisator*innen und Teilnehmende eines Projekts zufrieden sind, dann ist das Projekt gelungen. Aber die Teilnehmenden gilt es unter Umständen ja erstmal zu gewinnen. Und noch schöner ist es, wenn das Projekt auch weitere Kreise zieht: Wenn ihr Engagement in der Presse gewürdigt oder auf Social Media geliket wird – und wenn möglichst viele Menschen auf diese Weise mit der deutsch-französischen Freundschaft in Berührung kommen.

Klar ist aber auch: Jedes Projekt hat seine eigene Zielgruppe, eigene Gegebenheiten, eigene Ansprüche. Und natürlich machen die wenigsten Projektträger*innen des Bürgerfonds Kommunikation im Hauptberuf. Verstehen Sie diese Tipps also als Anregung und picken Sie sich heraus, was Ihnen machbar und sinnvoll erscheint.

Viel Spaß!


Social Media

Das braucht man:

  • Aktive Accounts: Bauen Sie, wenn möglich, auf bestehende Communitys auf, statt mit neuen Projekt-Accounts bei 0 zu starten.
  • Redaktionsplan: Überlegen Sie sich vorab, welche Posts Sie wann veröffentlichen möchten – so sparen Sie letztlich Zeit und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.
  • Adressbuch: Listen Sie die Social-Media-Konten aller beteiligten Partner- oder Förderorganisationen auf, die getaggt werden und Inhalte teilen können. Teilen Sie die Liste mit allen Beteiligten, damit alle sich untereinander markieren können.
  • Bildmaterial: Fotos, Grafiken oder Videos werden nicht nur vom Algorithmus der Plattformen bevorzugt, sondern fallen auch Followern leichter ins Auge. Fassen Sie mit einer Infografik die wichtigsten Fakten zusammen oder machen Sie Ihr Projekt lebendig, indem Sie dem Orga-Team ein Gesicht geben oder Teilnehmende zu Wort kommen lassen.
  • Spaß am Ausprobieren: Keine Angst vor „Fehlern“ – die schnelllebigen sozialen Netzwerke bieten unzählige Möglichkeiten, die Sie nutzen können.

Das bringt‘s:

  • Community: Auf Social Media bringen Sie Projekte in die Newsfeeds Ihrer Follower und erreichen so Menschen, die sich für Ihre Organisation interessieren – auch die, die vielleicht nicht Ihren Newsletter abonniert haben oder täglich auf Ihrer Website vorbeischauen. Und in Kommentaren & Co. können Sie sogar in den direkten Austausch treten!
  • Schneeballeffekt: Ihre Follower können Ihrem Projekt mehr Sichtbarkeit verschaffen, indem sie die Posts wiederum in ihrem eigenen Netzwerk teilen.
  • Vernetzung: Taggen Sie Ihre Partner- und Förderorganisation(en), um die Zusammenarbeit deutlich zu machen. Die getaggten Organisationen können den Post dann ebenfalls einfach verbreiten.
  • Unmittelbarkeit: Ob hinter den Kulissen, im Reisebus, auf der Bühne oder im Vereinsheim – lassen Sie Ihre Follower in Echtzeit an Ihrem Projekt teilhaben, auch auf Distanz.

So geht‘s:

  • Vor dem Projekt: Veranstaltung erstellen (Facebook) / Storys posten (Instagram, Facebook) / Posts veröffentlichen (Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin) / Posts in thematisch passenden Gruppen verbreiten (Facebook) / Sponsored Posts schalten (Facebook, Instagram, Twitter) / Projektspezifischen Hashtag verwenden (Twitter, Instagram)
  • Während dem Projekt: Live-Stream (alle Plattformen) / Live-Story (Instagram, Facebook) / Live-Tweet (Twitter) / Teilnehmende zum Posten und Twittern animieren und ggf. Hashtag kommunizieren (alle Plattformen)
  • Nach dem Projekt: Fotos, Videos, schriftliche Nachberichte, Teilnehmenden-Feedback, Ergebnis posten (alle Plattformen)

Das ist der beste Zeitpunkt:

Vor, während und nach dem Projekt

construction Kosten z. B. für Live-Streams (oder ggf. von Sponsored Posts) sind förderfähig.
report_problem Vergessen Sie nicht, den Bürgerfonds auf Facebook, Twitter, Instagram oder Linkedin zu taggen.

Pressearbeit

Das braucht man:

  • Die richtigen Ansprechpartner*innen: Stellen Sie zunächst Medien zusammen, die sich für Ihr Projekt interessieren könnten – Lokalpresse, Online-Portale für Veranstaltungen, Fachblogs, … – und versuchen Sie dann, zuständige Redakteur*innen oder zumindest eine allgemeine Redaktions-E-Mail-Adresse herauszufinden.
  • Eine flotte Feder: Machen Sie in wenigen Absätzen deutlich, worum es in Ihrem Projekt geht und warum es interessant ist.

Das bringt‘s:

  • Öffentliche Sichtbarkeit: Mit einem Zeitungsartikel, Blogpost oder einem Beitrag im Radio oder Fernsehen erfahren auch Menschen von Ihrem Projekt, die ihre Organisation noch gar nicht kannten.

So geht‘s:

  • Erster Absatz: Beantworten Sie ganz zu Beginn Ihrer Pressemitteilung die W-Fragen: Wer, was, wann, wo, wie, warum.
  • Hauptteil: Hier können Sie kurz auf die Entstehungsgeschichte des Projekts eingehen, Zitate von Verantwortlichen einbauen oder das Programm ausführlicher beschreiben. Insgesamt sollte die Pressemitteilung nicht länger als eine Seite sein.
  • Schluss:
    • Kontaktinformationen: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
    • Abbinder mit Informationen zu den beteiligten Organisationen: Beschreiben Sie in jeweils einem kurzen Absatz Ihre Organisation sowie die beteiligten Partner- und Förderorganisationen.

Das ist der beste Zeitpunkt:

  • Vor dem Projekt (1-2 Wochen Vorlaufzeit)
  • Nach dem Projekt (sehr zeitnah)

constructionIm Kommunikationskit finden Sie eine Pressemitteilungs-Vorlage, die Sie an Ihr Projekt anpassen können.
report_problem Vergessen Sie nicht, die Förderung durch den Deutsch-Französischen Bürgerfonds zu erwähnen. Eine Kurzbeschreibung für den Abbinder finden Sie im Kommunikationskit.

Newsletter

Das braucht man:

Am besten einen bereits bestehenden Newsletter und ein Versandtool, wie z. B. Mailchimp, Sendinblue oder Cleverreach. Oder eine gut gepflegte Kontaktliste.

Das bringt‘s:

Wer Ihren Newsletter abonniert hat, interessiert sich für Sie. Bei dieser Leserschaft fallen Informationen über Ihr Projekt auf besonders fruchtbaren Boden.

So geht’s:

  • Alle wichtigen Informationen, wie etwa Ort oder Anmeldeschluss, sollten im Newsletter-Text stehen; verlassen Sie sich nicht auf Infografiken, die ggf. nicht in jedem Mailprogramm angezeigt werden!
  • Wenn Sie Ihrem Projekt „nur“ einen Absatz widmen, verlinken Sie auf weitere Informationen auf Ihrer Homepage.
  • Natürlich können Sie auch eine Sonderausgabe verschicken und das Programm oder Porträts der Beteiligten direkt im Newsletter vorstellen.

Das ist der beste Zeitpunkt:

  • Vor dem Projekt (1-2 Wochen Vorlaufzeit)
  • Nach dem Projekt
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Gut zu wissen

Noch Fragen?

Wenden Sie sich jederzeit gerne an Johanna Haag, Kommunikationsverantwortliche des Deutsch-Französischen Bürgerfonds:

Außenwerbung

Das braucht man:

  • Ein Händchen für Grafikprogramme, wie Canvas (kostenlos) oder Adobe (kostenpflichtig), oder eine*n Grafiker*in.
  • Gute Ortskenntnis: Wo darf man in Ihrer Umgebung Plakate aufhängen? In welchen Geschäften oder bei Veranstaltungen lassen sich Flyer auslegen?

Das bringt’s:

  • Lokale Sichtbarkeit, und zwar auch bei Zielgruppen, die nicht digital unterwegs sind.

So geht’s:

  • Ein guter Flyer bzw. ein gutes Plakat hat folgende Bestandteile:
    • Aufsehenerregendes Layout
    • Projekttitel
    • Praktische Informationen: Ort, Datum, Uhrzeit
    • Logos von Veranstaltern und Partner- bzw. Förderorganisationen
    • Website für weitere Informationen
  • Und dann gilt nur noch: Ausschwärmen! Übrigens: Das Plakatekleben oder Flyerverteilen selbst kann auch auf Social Media begleitet werden!

Das ist der beste Zeitpunkt:

Vor dem Projekt (4-1 Woche Vorlaufzeit)

construction Abo-Kosten (im Projektzeitraum) für ein Grafikprogramm oder Rechnungen von Grafiker*innen sind förderfähig.
report_problem Vergessen Sie nicht, das Logo des Bürgerfonds zu integrieren. Sie finden es zum Download im Kommunikationskit.

Website

Das braucht man:

  • Eine bestehende Website mit geeigneten Rubriken, z. B. „Veranstaltungen“ oder „Meldungen“.
  • Wenn noch keine Website besteht oder das Projekt eine eigene Seite bekommen soll: Neugierde auf Content-Management-Systeme wie Wordpress oder Wix bzw. erfahrene Programmierer*innen.

Das bringt’s:

  • Machen Sie es all jenen einfach, die von Ihrem Projekt hören und mehr erfahren möchten. Weil in einem Post auf Social Media, in einem Newsletter oder auf einem Infoflyer nicht immer alle Informationen Platz haben, sollten diese auf Ihrer Website und via Suchmaschine zu finden sein.

So geht's:

  • Legen Sie eine eigene Unterseite für Ihr Projekt an oder widmen Sie ihm eine eigene Meldung, mit der Sie das Projekt ankündigen oder in der Rückschau davon erzählen.
  • Fassen Sie praktische Informationen gut erkennbar zusammen: Ort, Datum, Uhrzeit, Anmeldefrist …
  • Erwähnen Sie Partner- und Förderorganisationen mit Logo und Link zu deren Website
  • Machen Sie Ihre Meldung bzw. Unterseite auf der Startseite sichtbar.

Der richtige Zeitpunkt:

  • Vor dem Projekt (2-4 Wochen)
  • Nach dem Projekt (sehr zeitnah)

construction Kosten für Webdesign oder Programmierung können vom Bürgerfonds übernommen werden.
report_problem Vergessen Sie nicht, das Bürgerfonds-Logo und einen Link zu buergerfonds.eu zu integrieren. Das Logo finden Sie zum Download im Kommunikationskit.

Partnerschaften

Das braucht man:

  • Ein gutes Netzwerk: Nicht nur die Partnerorganisation(en), mit denen Sie direkt am Projekt arbeiten, können und sollen darüber kommunizieren. Kontaktieren Sie auch andere Institutionen, für die Ihr Projekt interessant sein könnte.
  • Kommunikationsvorlagen, die anderen das Teilen Ihrer Informationen erleichtern.
  • Gegenleistung: Schlagen Sie einen Austausch von Sichtbarkeit vor – taggen Sie Partnerorganisationen auf Social Media, verlinken Sie sie auf Ihrer Website und integrieren Sie deren Logos auf Plakaten.

Das bringt’s:

  • Größere Reichweite bei relevanten Zielgruppen.

So geht’s:

  • Stellen Sie eine Liste möglicher Multiplikator*innen zusammen, z. B. lokale Akteur*innen oder Organisationen, die Ihrem Projekt thematisch nahestehen.
  • Bereiten Sie ein Visual und einen kurzen Infotext oder Social Media-Posts vor, um Ihren Partnern die Kommunikation über Ihr Projekt zu erleichtern.
  • Schlagen Sie verschiedene Formate vor: vom einfachen Social Media-Post bis hin zum zeitlich begrenzten „Take over“ des Accounts Ihrer Partner ist vieles möglich.

Der richtige Zeitpunkt:

vor dem Projekt (4 Wochen vorher)

Fotos & Videos

Das braucht man:

  • Eine*n Profi – oder begabte Hobbyfotograf*innen bzw. -videast*innen, die im richtigen Moment auf den Auslöser drücken und Ihr Projekt im besten Licht erscheinen lassen.
  • Einverständniserklärung der Beteiligten.
  • Ein Skript: Falls Sie ein Video planen, überlegen Sie sich vorab, wie es später aussehen soll: Wer wird interviewt? Gibt es eine Off-Stimme? Gewähren Sie einen Blick hinter die Kulissen? Wie lange soll das Video dauern?

Das bringt’s:

  • Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

So geht’s:

  • Holen Sie sich eine*n Fotograf*in bzw. eine*n Videast*in an Board und besprechen Sie die Anforderungen.
  • Holen Sie die Einverständniserklärung von Teilnehmenden ein – direkt bei der Online-Anmeldung oder vor Ort (denken Sie daran, die Formulare auszudrucken).
  • Machen Sie sich ggf. Gedanken über das Format und Verbreitung des Videos.
  • Veröffentlichen Sie die Fotos zeitnah nach dem Projekt: alle auf einmal auf Ihrer Website oder peu à peu auf Social Media.

construction Kosten für die Projektdokumentation durch Fotos oder Videos können vom Bürgerfonds übernommen werden, müssen dafür aber bereits im Förderantrag angegeben werden.

construction Ein Formular für die Einverständniserklärung von Teilnehmenden können Sie im Kommunikationskit herunterladen.

report_problem Bitte laden Sie (eine Auswahl Ihrer) Fotos und Videos zusammen mit der Abrechnung hoch. Sie bestätigen damit, dass Sie über die Rechte an diesem Bildmaterial verfügen und gestatten dem Bürgerfonds, es u. a. auf seiner Website („Geförderte Projekte“) und auf Instagram zu verwenden.

Nicht vergessen:

  • All diese Tipps gelten natürlich für Träger- und Partnerorganisation gleichermaßen. Nicht nur die Projektorganisation, auch die Kommunikation ist Teamwork!
  • Projektträger des Bürgerfonds sind nicht verpflichtet, auf all den hier vorgeschlagenen Kanälen über ihr Projekt zu kommunizieren, aber: Sobald Sie über Ihr Projekt kommunizieren, muss die Förderung durch den Bürgerfonds sichtbar gemacht werden – durch einen erklärenden Satz und/oder das Logo.
  • Sichtbarkeit zählt zu den Auswahlkriterien, auf deren Basis Ihr Projekt Punkte und letztendlich Fördergelder erhält. Denken Sie also daran, Ihre Kommunikationsmaßnahmen auch schon im Förderantrag zu beschreiben. Je präziser und realistischer Sie beschreiben können, wie und wo Sie Ihr Projekt sichtbar machen, desto leichter fällt die Beurteilung.
  • Auch der Bürgerfonds kommuniziert gern über Ihr Projekt: In der Rubrik „Geförderte Projekte“ sowie auf Instagram werden regelmäßig ausgewählte Projekte vorgestellt. Außerdem kann der Bürgerfonds Social Media-Posts teilen und ggf. in seinem Newsletter auf Ihr Projekt hinweisen.

 

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