Ein deutsch-französisches Projekt organisieren, Förderantrag stellen, mit der Partnerorganisation zusammenarbeiten: Alles leichter als gedacht – wenn man diese Stolpersteine vermeidet:

In diesem Text:

• Der Förderantrag ist lückenhaft und das Programm ist nicht aussagekräftig.
• Das Projekt fängt an, bevor die Förderzusage eingegangen ist.
• Kosten fallen außerhalb des Projektzeitraums an.
• Es gibt Missverständnisse oder Streit mit der Partnerorganisation.
• Verzettelungs-Gefahr!
• Das Projekt ist super – aber keiner bekommt’s mit.
• Plan A fällt ins Wasser.
• Abrechnung? Mach' ich später.

1. Der Förderantrag ist lückenhaft und das Programm ist nicht aussagekräftig.

Klar, Sie kennen Ihr Projekt in- und auswendig: Sie wissen, wie die Idee dazu entstanden ist, welches Ziel das Projekt verfolgt, was auf dem Programm steht und welche Organisationen und Akteur*innen daran beteiligt sind. Aber geht all das auch aus Ihrem Förderantrag hervor?

Setzen Sie eine „externe Brille“ auf und prüfen Sie Ihren Antrag: Ist er verständlich, komplett, stichhaltig? Oder kontaktieren Sie eine*n der Regionalen Berater*innen des Bürgerfonds: Sie können Ihnen sagen, ob Ihr Antrag gute Chancen auf eine Förderzusage hat oder wo es noch Verbesserungspotenzial gibt.

Komplett ist der Förderantrag außerdem erst mit einem präzisen (vorläufigen) Programm, das für den gesamten Projektzeitraum aufschlüsselt: Wer tut wann was wo mit wem?

2. Das Projekt fängt an, bevor die Förderzusage eingegangen ist.

Auch wenn es schwerfällt, weil Sie darauf brennen, loszulegen: Üben Sie sich in Geduld. Fördermittel können nicht rückwirkend vergeben werden: Der Antrag muss also bewilligt werden, bevor das Projekt startet, und deswegen mindestens 6 Wochen vor Projektstart beim Bürgerfonds eingereicht werden. Die Förderanträge werden dann so rasch wie möglich bearbeitet und beschieden, damit Sie schnell Planungssicherheit haben.

3. Kosten fallen außerhalb des Projektzeitraums an.

Der Bürgerfonds kann nur Kosten fördern, die innerhalb des von Ihnen angegebenen Projektzeitraums anfallen. Sollten bereits im Rahmen der Vorbereitung Kosten anfallen – etwa für den Druck von Plakaten einige Wochen vor der geplanten Veranstaltung –, ziehen Sie den Projektstart etwas nach vorne. (Dann müssen Sie allerdings auch den Förderantrag entsprechend früher stellen, um die 6-Wochen-Frist einzuhalten.)

Ausnahme: Zug- oder Flugtickets können auch vor dem offiziellen Projektstart gebucht werden, sobald der Bürgerfonds den Förderantrag bewilligt hat.

4. Es gibt Missverständnisse oder Streit mit der Partnerorganisation.

Versuchen Sie in der Vorbereitungsphase und auch während des Projekts, die relevanten Absprachen zu verschriftlichen und für alle transparent zu halten. Weitere Tipps für die Zusammenarbeit mit der Partnerorganisation finden Sie in diesem Praxistipp.

5. Verzettelungs-Gefahr!

Hier eine Online-Sitzung mit der Partnerorganisation, dort ein Anruf beim Busunternehmen, dazwischen noch schnell ein Kostenvoranschlag fürs Catering, zwei Facebook-Posts, natürlich der Förderantrag – und all das häufig ehrenamtlich, neben Job und Familie. Je mehr Ansprechpersonen und Geld involviert sind, desto wichtiger wird gutes Projektmanagement:

• Fangen Sie frühzeitig an, um Stress auf den letzten Drücker zu vermeiden.

• Setzen Sie auf Teamwork und legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest.

• Nutzen Sie kostenfreie Tools, wie z. B. Trello, um den Überblick über verschiedene Baustellen zu behalten. Teilen Sie wichtige Dokumente in einer Cloud, auf die alle Mitglieder des Orga-Teams Zugriff haben. Weitere Tipps für die Nutzung von Online-Tools finden Sie in diesem Praxistipp.

6. Das Projekt ist super – aber keiner bekommt’s mit.

Vor lauter Logistik oder inhaltlicher Ausgestaltung ist ein wichtiger Bestandteil hinten runtergefallen: die Öffentlichkeitsarbeit. Manche Projekte brauchen aktive Teilnehmende, andere gar ein großes Publikum vor Ort. Und in jedem Fall ist es Ihr Engagement wert, gesehen zu werden: von der Lokalpresse, von Ihren Followern in den Sozialen Medien, von anderen Akteur*innen in Ihrem Umfeld.

Planen Sie frühzeitig, wie Sie über Ihr Projekt kommunizieren möchten und legen Sie Verantwortlichkeiten fest. Mehr Tipps für gelungene Projektkommunikation finden Sie in diesem Praxistipp.

7. Plan A fällt ins Wasser.

Nicht nur die Coronapandemie kann Ihnen einen Strich durch die Rechnung machen: Auch andere Widrigkeiten können schneller auftreten als gedacht. Empfehlenswert ist es, immer auch einen „Plan B“ oder eine Variante des Projekts z. B. in hybrider Form gedanklich mit zu planen.

Sollten sich die Projektdaten ändern oder sollte sich das Projekt grundlegend ändern, teilen Sie dies bitte umgehend dem Bürgerfonds mit. Es reicht nicht, die Informationen erst bei der Abrechnung zu aktualisieren. Eine nachträgliche Mitteilung der Änderungen kann zur Rückforderung der Gesamtförderung führen.

8. Abrechnung? Mach‘ ich später.

Es mag verlockend sein, den Papierkram vor sich her zu schieben. Aber je besser Sie vorbereitet sind, desto leichter geht die Abrechnung nach Projektende von der Hand und desto schneller erhalten die Zahlung des restlichen Zuschusses.

Am besten, Sie führen sich bereits vor Projektstart vor Augen, was Sie für die Abrechnung benötigen werden. So können Sie wichtige Belege direkt aufbewahren und bei der Abrechnung geht dann alles ganz schnell.

Wichtig ist es vor allem, bei Vor-Ort-Projekten Listen auszulegen, die von allen Teilnehmenden unterschrieben und dann mit der Abrechnung eingereicht werden müssen. Bei Projekten im öffentlichen Raum oder Großveranstaltungen muss nicht das gesamte Publikum unterschreiben, sondern die aktiven Teilnehmenden (z. B. die Expert*innen einer Diskussionsrunde oder die auftretenden Musiker*innen).

Bei digitalen Projekten reichen z. B. Screenshots von Teilnehmenden einer Videokonferenz.

Mehr Tipps zur Abrechnung erfahren Sie hier.